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Effizient und effektiv – diese beiden Begriffe werden gern in einem Atemzug genannt. Kein Wunder, dass es da mal zu Verwechslungen kommt! Heute erkläre ich dir den Unterschied und gebe dir Tipps, wie du beides, Effizienz und Effektivität, steigern kannst.

Arbeitest du effektiv oder effizient, oder beides? Der Unterschied besteht tatsächlich aus mehr als nur fünf verschiedenen Buchstaben – und richtig interpretiert haben die beiden Begriffe ganz unterschiedliche  Implikationen auf dein Zeitmanagement. Schauen wir uns die Definitionen einmal genauer an:

Die richtigen Dinge tun

… das heißt, effektiv zu arbeiten: Das, was ich tue, ist auf ein Ziel, auf einen Zweck ausgerichtet. Wenn ich zum Beispiel meine Kontakte digitalisieren will, kann ich die einzelnen Visitenkarten hernehmen und mit den Daten in Outlook (oder einem anderen E-Mail-Programm meiner Wahl) Kontakte erstellen – indem ich jede einzelne Zahl, jeden einzelnen Buchstaben abtippe. Meinem Ziel, die Kontakte digital verfügbar zu machen, komme ich damit näher.

Die Dinge richtig tun

… heißt, sie effizient zu erledigen – also mit möglichst geringem Aufwand. Dazu braucht es im Zweifelsfall entsprechende Methoden oder Werkzeuge, auf die ich zurückgreifen kann. Im Fall der Visitenkarten-Digitalisierung würde das bedeuten, dass ich mir eine andere Möglichkeit suche, die Daten zu digitalisieren, zum Beispiel mit einem Visitenkarten-Scanner, der die Daten erkennt und für mich abspeichert. Dann erst gehe ich nicht nur zielgerichtet, sondern auch zeitökonomisch vor.

Für ein gutes Zeitmanagement sollten beide Aspekte kritisch in den Blick genommen werden. Hier ein paar Tipps, wie du beides steigern kannst:

Effektivität steigern:
  • Dazu gilt es, sich regelmäßig zu reflektieren: Entspricht das, was ich tue, auch meinen Zielen? Oder arbeite ich stumpf ab, was andere mir auftragen – ohne den Zweck zu kennen?
  • Ein Wochenplan, der die Aufgaben der Woche mit deinen Rollen bzw. den dazugehörigen Stakeholdern verknüpft, hilft bei der Reflektion und verbindet das Alltagsgeschäft mit deinen Zielen.
  • Außerdem solltest du klare Prioritäten setzen – und dich nicht (oder nur im äußersten Notfall) davon abbringen lassen.
Effizienz steigern:
  • Ganz allgemein geht es hier darum, Abläufe und Prozesse zu optimieren. Überleg‘ dir, wie du deine Arbeit zeitsparender organisieren könntest: Welche Tools könnten dir dabei helfen? Welche Skills fehlen dir vielleicht noch?
  • Ein Ansatzpunkt könnte auch die digitale und analoge Ordnung sein. Du ahnst gar nicht, wie viel Zeit für das Suchen von Informationen verwendet wird: 10% der Arbeitszeit! Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier Stunden, die vergeudet werden.
  • Außerdem kannst du dich selbst einmal in den Blick nehmen: Wann bist du am leistungsfähigsten am Tag? In diesen Zeiten solltest du Aufgaben erledigen, die besonders wichtig sind und deine volle Konzentration erfordern. So manche komplexe Aufgabe ist doppelt so schnell erledigt, wenn der Geist fit ist – in der Regel ist das nicht gerade die Zeit nach dem Mittagessen.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim effizienten und effektiven Arbeiten!

Effizient und effektiv – wo ist da eigentlich der Unterschied?